Gracias a la funcionalidad de reservas de CI’s definidos en la CMDB, los usuarios pueden reservar cualquier activo a través del Portal de Usuario de ServiceTonic.
El Portal de Autoservicio facilita la reserva de CI por parte de los usuarios, permitiendo a los responsables supervisar en todo momento su estado, disponibilidad y uso.
Las posibilidades son prácticamente ilimitadas: desde activos tecnológicos gestionados por el departamento de TI hasta salas de reuniones, vehículos de empresa, dispositivos móviles o cualquier otro recurso que el administrador decida incorporar a la CMDB y poner a disposición de los usuarios mediante reserva.
¿Qué es la Gestión de Reservas de los Activos?
La Gestión de Reservas de Activos permite a los usuarios reservar cualquier recurso de la organización registrado en la CMDB, ya sea un activo tecnológico o un recurso corporativo. Algunos ejemplos habituales son portátiles, salas de reuniones, vehículos de empresa, equipos audiovisuales o cualquier otro elemento que la organización decida poner a disposición de sus usuarios.
Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden consultar la disponibilidad de los recursos y realizar reservas de forma rápida y autónoma, mientras que los responsables mantienen un control completo sobre su utilización y ocupación.
Para utilizar el sistema de reservas es necesario disponer del módulo CMDB, que centraliza la gestión de los elementos de configuración (CI) y de los activos de la organización. Desde la CMDB es posible definir las características, disponibilidad y estado de cada recurso, garantizando así un funcionamiento eficiente y fiable del proceso de reserva.
¿Cómo funciona la gestión de reservas de CI en ServiceTonic?
Los usuarios pueden reservar cualquier activo desde el Portal de Usuario de una manera rápida y simple.
- Entrar en el menú «Reservas» en la barra lateral del Portal
- Seleccionar las fechas de inicio y final de la reserva
- Escoger el tipo de Recurso
- Comprobar la disponibilidad del recurso
- Clicar en «Nueva Reserva»
¿Cómo gestionan los agentes las reservas?
Cada una de las reservas realizadas por los usuarios desde el Portal se transforma automáticamente en un ticket de soporte totalmente gestionable por los agentes. Esto permite aplicar los mismos procesos de seguimiento, validación y control que se utilizan en el resto de las solicitudes gestionadas desde ServiceTonic.
Los agentes pueden personalizar unos cuadros de mando que les permitan supervisar y administrar todas las reservas de forma centralizada. Dependiendo de sus necesidades, pueden consultar la información en diferentes formatos, como listados de reservas, calendarios de ocupación o paneles con indicadores y métricas.
Además, es posible crear gráficos e informes personalizados para analizar el uso de los recursos, identificar cuáles son los activos más reservados y conocer qué usuarios realizan un mayor número de solicitudes.
Esto facilita la planificación, optimiza la utilización de los recursos y proporciona una visión completa de la actividad de reservas en la organización.
Ahora los tickets ya pueden tratarse como un ticket de soporte más:
¿Quién puede beneficiarse de la gestión de reservas?
La funcionalidad de gestión de reservas está diseñada para cualquier organización que necesite gestionar la disponibilidad y el uso de sus recursos de forma eficiente. Puede aplicarse tanto a activos tecnológicos como a otros recursos corporativos, como salas de reuniones, vehículos, equipos audiovisuales o dispositivos compartidos.
Gracias a este sistema, los usuarios pueden consultar la disponibilidad de los recursos y realizar reservas de manera autónoma, mientras que los responsables disponen de una visión completa sobre su utilización, ocupación y estado.
La gestión de reservas está disponible tanto para los usuarios finales como para los agentes de la plataforma, adaptando la experiencia de uso a las necesidades de cada perfil mediante interfaces específicas.
Casos de uso
Las reservas de los activos no son exlcusivas de un solo departamento, son múltiples los que pueden necesitar reservar algún activo.
Reserva de TI
Los empleados o usuarios de una empresa pueden necesitar reservar portátiles, monitores, tablets, teléfonos móviles y otros recursos para cubrir necesidades temporales, incorporaciones o para desplazamientos.
Reserva de salas de reuniones
Este es un activo común a todos los departamentos ya que los empleados las pueden reservar para presentaciones, reuniones internas, videoconferencias y más.
Reserva de vehículos
Para aquellas empresas que cuentan con vehículos corporativos, gestionar la reserva de estos evita conflictos y permite saber que empleado ha sido el responsables de un vehículo u otro en una fecha concreta.
Gestión de puestos flexibles
En entornos de trabajo híbrido, los empleados pueden reservar escritorios, despachos o espacios de coworking para los días que acudan a la oficina.